Non basta più mostrare un attestato: la formazione deve risultare coerente con orario di lavoro, Libro Unico del Lavoro, cedolino e Fascicolo Elettronico del Lavoratore
La formazione sulla sicurezza sul lavoro non può essere trattata come un semplice adempimento formale. L’attestato, da solo, non basta più a mettere al riparo l’azienda se non è coerente con le presenze del lavoratore, con il Libro Unico del Lavoro, con la busta paga e con la registrazione delle competenze nel Fascicolo Elettronico del Lavoratore.
Il tema è diventato ancora più rilevante dopo le novità introdotte dal DL 159/2025 e dalla Legge 198/2025 sulla sicurezza sul lavoro, che hanno rafforzato la direzione già tracciata dal legislatore: meno carta, più tracciabilità; meno attestati isolati, più controlli incrociati.
Il punto centrale è semplice: se un corso risulta svolto in una certa data e in una certa fascia oraria, quella formazione deve trovare riscontro nella reale posizione lavorativa del dipendente. In caso contrario, gli organi di vigilanza possono contestare la cosiddetta formazione fittizia, cioè corsi dichiarati e certificati ma non realmente frequentati o non correttamente documentati.
Cosa dice l’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008
Il riferimento principale resta l’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008, il Testo Unico sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.
Il comma 12 stabilisce che la formazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti deve avvenire durante l’orario di lavoro e non può comportare oneri economici a carico dei lavoratori. Questo principio è confermato anche dalle ricostruzioni tecniche aggiornate sull’articolo 37.
Tradotto in termini pratici: quando il lavoratore partecipa a un corso sulla sicurezza, quel tempo è tempo di lavoro. Non è una cortesia fatta all’azienda. Non è un’attività privata. Non è un impegno gratuito.
È una parte del rapporto di lavoro e, come tale, deve essere correttamente organizzata, registrata e retribuita.
Perché il solo attestato può non bastare
Per anni molte aziende hanno considerato l’attestato come il documento decisivo: se c’è l’attestato, la formazione è dimostrata.
Oggi questa impostazione è fragile.
Durante un controllo, l’ispettore può confrontare la data e l’orario indicati sull’attestato con altri documenti aziendali. Il primo controllo riguarda normalmente il Libro Unico del Lavoro, dove risultano presenze, assenze, ferie, permessi, malattie, infortuni e altri eventi collegati al rapporto di lavoro.
Se l’attestato dice che il lavoratore era in aula il martedì dalle 9:00 alle 13:00, ma nel LUL quello stesso lavoratore risulta in ferie, in malattia, in riposo o assente, nasce un problema serio.
L’attestato non viene più letto da solo. Viene letto dentro un sistema documentale più ampio.
Il controllo incrociato degli ispettori
La logica del controllo è molto concreta. Gli organi di vigilanza possono verificare se le ore di formazione dichiarate coincidono con le presenze registrate.
Le anomalie più pericolose sono queste:
- lavoratore indicato come presente al corso ma registrato in ferie;
- lavoratore indicato come presente al corso ma risultante in malattia o infortunio;
- lavoratore formalmente a riposo, senza alcuna evidenza di richiamo in servizio;
- corso svolto fuori orario senza registrazione delle ore aggiuntive;
- attestato presente, ma nessuna traccia nel cedolino o nella documentazione aziendale;
- formazione dichiarata ma non coerente con turni, orari, mansioni e sede di lavoro.
In questi casi l’azienda rischia una contestazione non solo amministrativa, ma anche sostanziale: la formazione potrebbe essere ritenuta non dimostrata o non effettiva.
Formazione fuori orario: quando diventa straordinario
La formazione dovrebbe essere programmata durante il normale orario di lavoro. Tuttavia, nella pratica aziendale può accadere che un corso venga svolto dopo il turno ordinario, in fascia serale o in una giornata diversa da quella abituale.
Questo non significa che quelle ore diventino gratuite.
Se il lavoratore conclude il proprio turno e resta in azienda, in aula o collegato a una piattaforma per seguire un corso obbligatorio, quelle ore devono essere trattate come tempo di lavoro.
Di conseguenza, se superano l’orario ordinario, devono essere gestite come lavoro supplementare o straordinario, secondo il contratto collettivo applicato.
La giurisprudenza e le ricostruzioni operative sul tema confermano che la formazione può anche collocarsi fuori dall’orario ordinario, ma resta tempo di lavoro e non può generare costi a carico del lavoratore.
Attenzione ai limiti dell’orario di lavoro
La gestione della formazione fuori orario non può ignorare i limiti previsti dalla normativa sull’orario di lavoro.
Il D.Lgs. 66/2003 stabilisce, tra l’altro, il diritto del lavoratore a 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 ore.
Inoltre, la durata media dell’orario di lavoro non deve superare le 48 ore settimanali, comprese le ore di straordinario.
Questo significa che organizzare corsi obbligatori dopo giornate lavorative già piene può creare un doppio problema: da un lato il rischio documentale e retributivo, dall’altro il rischio di violare le regole su riposi e durata massima dell’orario.
C’è poi un aspetto sostanziale: un lavoratore stanco apprende peggio. Se la formazione sulla sicurezza viene compressa alla fine di turni pesanti, il rischio è di rispettare la forma ma svuotare la prevenzione del suo valore reale.
Perché conviene indicare la formazione in busta paga
Una buona prassi aziendale è inserire nel cedolino una voce chiara e riconoscibile, ad esempio:
Ore formazione sicurezza
oppure:
Straordinario formazione D.Lgs. 81/2008
Questo permette di dimostrare che quelle ore sono state considerate dall’azienda come tempo di lavoro, registrate correttamente e retribuite secondo le regole applicabili.
La busta paga, in questo senso, diventa una prova ulteriore. Non sostituisce l’attestato, ma lo rafforza.
L’azienda può così mostrare una filiera coerente:
- corso effettivamente svolto;
- lavoratore presente;
- ore registrate nel LUL;
- ore retribuite in busta paga;
- competenza caricata nel Fascicolo Elettronico del Lavoratore.
Il Fascicolo Elettronico del Lavoratore cambia il peso della tracciabilità
Con il DL 159/2025, convertito nella Legge 198/2025, il tema della digitalizzazione della sicurezza sul lavoro è entrato in una fase più avanzata. La Camera dei deputati ricostruisce il provvedimento come un intervento sulle misure urgenti per la tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.
Nel nuovo scenario assume un ruolo centrale il Fascicolo Elettronico del Lavoratore, collegato al SIISL, il Sistema Informativo per l’Inclusione Sociale e Lavorativa. Secondo le ricostruzioni tecniche disponibili, il Fascicolo diventa lo strumento in cui far confluire le competenze e la formazione del lavoratore in materia di salute e sicurezza.
Per le aziende questo significa una cosa precisa: la formazione non deve essere solo svolta, ma deve essere anche tracciata digitalmente.
Il vecchio modello basato su documenti separati, archivi locali e attestati conservati in cartelle aziendali è sempre meno sufficiente.
La vera difesa dell’azienda: coerenza documentale
Il datore di lavoro che vuole evitare contestazioni deve ragionare in termini di coerenza.
Non basta chiedersi: “Ho l’attestato?”
La domanda corretta è:
tutti i documenti raccontano la stessa storia?
Se attestato, LUL, cedolino, registro presenze, piattaforma formativa e Fascicolo Elettronico del Lavoratore sono coerenti tra loro, l’azienda ha una posizione difensiva molto più solida.
Se invece ogni documento racconta una versione diversa, il rischio ispettivo cresce.
Ed è proprio qui che si collega il tema della responsabilità del datore di lavoro e del ruolo del RSPP: la sicurezza non è un archivio di carte, ma un sistema organizzativo che deve essere gestito, verificato e aggiornato.
Checklist operativa per le aziende
Prima di considerare concluso un corso di formazione sulla sicurezza, l’azienda dovrebbe verificare almeno questi punti:
- il corso è coerente con mansione, rischio e DVR;
- il lavoratore era effettivamente presente;
- data e orario del corso coincidono con le presenze aziendali;
- le ore risultano nel LUL;
- eventuali ore fuori turno sono gestite come straordinario o supplementare;
- la busta paga contiene una voce chiara;
- sono rispettati riposi giornalieri e limiti settimanali;
- l’attestato è archiviato correttamente;
- la competenza è registrata nel Fascicolo Elettronico del Lavoratore;
- la documentazione è pronta in caso di ispezione.
Conclusioni
La formazione sulla sicurezza non può più essere considerata un adempimento da chiudere con un attestato.
Il nuovo sistema spinge verso una tracciabilità completa: presenza, retribuzione, registrazione documentale e caricamento digitale delle competenze.
Per le aziende, il punto non è solo evitare sanzioni. Il punto è dimostrare che la formazione è stata reale, utile e coerente con l’organizzazione del lavoro.
LUL, busta paga e Fascicolo Elettronico del Lavoratore diventano così tre strumenti decisivi per distinguere la formazione vera dalla formazione fittizia.
E in materia di sicurezza sul lavoro, questa differenza può pesare molto. Restiamo a Vostra completa disposizione alla mail: etconsulting2003@gmail.com
Dott. G.Esposito
Eng. & Safety Manager – GPM
